法律体检为企业合规经营管理“问诊把脉”

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2021-04-09 15:46 347 0 0
企业法律体检,也称企业法律风险排查,通常是由第三方专业人员或机构对企业运营中的各个要素、环节进行调查,进行潜在法律风险的事前排查、风险预警,并提供管理提升意见,以实现防患于未然的目的。

作者:杜娟、王曌秋

来源:海普睿诚律师事务所(ID:hprclaw)

《黄帝内经》有言:“上医治未病,中医治欲病,下医治已病”,即高明的医生能在未发疾病前及早发现并进行干预,防微杜渐,减少生病的几率。与企业经营管理相似,及早发现并干预企业经营管理中的潜在风险,是谓“上医”,“企业法律体检”则是排查企业潜在风险的重要方式。

何谓“企业法律体检”

企业法律体检,也称企业法律风险排查,通常是由第三方专业人员或机构对企业运营中的各个要素、环节进行调查,进行潜在法律风险的事前排查、风险预警,并提供管理提升意见,以实现防患于未然的目的。

企业在经营活动中,如未建立完善的规章制度、在运营中产生违反相关法律法规等规范性文件、侵犯他方合法权益等问题,易引发民事赔偿、行政处罚甚至刑事责任等后果,导致企业的资产和商誉遭受损失。法律体检的意义在于对潜在法律风险进行事前排查和风险预警,发现潜在风险的形成或初始状态,从而及时排查潜在问题,进行风险预警,在事前降低法律成本,防范法律风险。

实践中,企业法律体检时常与企业内部合规性检查混淆,但二者存在本质区别:

企业法律体检的范围

法律风险存在于企业运转的方方面面。企业可能面临的管理及法律风险至少1400余项,主要领域包括:股权架构设置、内部决策程序、管理制度颁行执行、合同管理及履约、印章印鉴管理、资产保管使用、劳动用工管理、知识产权保护、纠纷争议处置、刑事责任等方面。上述各方面每一步操作不当都将可能导致相应的法律风险。

例如在“合同管理及履约”部分,需首先考量企业是否有完善的合同管理制度、管理制度设置是否“管理高效、风险可控、责权明确”以及管理制度的实际执行情况;其次审查企业业务类合同文本是否存在风险,同时访谈合同执行部门对合同的履约把控,是否存在合同履约风险;最后,还需针对合同归档保管程序是否有效实施进行核查。

再例如在“劳动用工管理”部分,需首先考量企业是否有完善的劳动用工管理制度;其次审查企业内部劳动用工类型、劳动用工合同签署情况、社保缴纳情况等;此外,还需重点关注员工入职、离职不同情形下所适用的法律文书的内容及签署保管。

企业法律体检的工作流程

法律体检工作流程繁杂且琐碎,自体检启动至体检报告完成主要分为五个重点阶段,各个阶段的工作内容如下:

(一)项目启动阶段

由企业与律师事务所组织召开法律体检工作启动会议,组建专项工作组,向各部门及分支负责人传达体检工作的意义、明确工作边界,并确定各部门及分支负责人的对接人。

(二)信息收集阶段

律师在初步了解企业主营业务、部门设置、基本业务流程后,根据企业实际情况制作文件资料清单,由部门、科室及分支负责人及主要工作人员收集相应资料。

(三)风险识别阶段

风险识别是后续工作的基础,要尽可能全面、无遗漏地将业务流程中可能存在的法律风险点全部找出来。风险识别的主要方法有:

(1)制度梳理:由企业提供核心业务版块管理制度(如业务管理、合同管理等),从制度合规性、内容完善程度、管理高效性、流程闭环性等角度,进行管理制度的整体梳理及分析。

(2)流程梳理:以内部业务制度为线索,对企业的业务流程进行分析,根据相关的业务流程及各部门之间工作衔接、监管、工作留痕措施等,厘清流程可能存在的法律风险。

(3)法规检索:对与企业主营业务相关的法律法规进行全面的检索和分析,从中找出企业可能面临的风险。

(4)合同审查:针对企业频发的业务合同进行法律风险审查,以明确合同文本是否存在重大交易风险。

(5)个别访谈:根据工作需要,选择重点科室、分支进行实地考察,由部门及分支负责人详尽解答征询问题。在访谈过程中可以迅速的发现一些管理层及业务人员所关注的风险点,这些风险点往往对企业而言有较高的现实意义。

(6)案例分析:对企业已经发生的实际案例进行分析,可从中具有针对性的找出企业的经营所涉关键点,并对风险的诱因进行深入分析。

(7)调查问卷:就部门及分支机构工作职责拟定调查问卷,围绕企业内部现行有效的管理制度、岗位职责、业务流程、经营困惑等方面进行逐一征询、访谈,全面了解企业内部运营管理现状。

在通过上述方式全面接触、充分了解企业经营管理、业务范围、工作职责分配等方面后,结合所掌握的资料,即可对企业所涉风险进行识别,对企业所涉法律风险进行归类。

(四)风险评价分析与防控建议阶段

在了解风险发生的原因、重要程度后,即可针对所涉风险进行分析论证并提出解决措施。结合企业开展体检工作的实际需求,对发现的各类法律风险进行评级,对企业影响较大法律风险及亟待解决法律风险进行分析、论证;与部门及分支负责人积极论证,讨论各自部门风险防控解决措施的科学性、可行性,形成有效的管理提升意见。

通常外部经营风险的管控需尽快予以落地,内部管理风险则需与企业高管充分论证沟通后予以落地执行。例如在某次企业法律体检中,已排查该企业与某合作方签署了《买卖合同》,约定合同签订后即支付合同价款的60%,货到后支付35%,剩余5%作为质保金,该合同实际履行中,该企业并未依约履行付款义务,欠款近半年余,究其原因是业务部门称已转交付款所需税收发票,财务部门称未收到税收发票。在该经营活动中,就外部风险而言,或存外部合作方主张该企业逾期付款违约责任的法律风险,亟待与该外部合作方补充签署备忘录,重新约定付款时间或由其豁免违约责任;就内部风险而言,因缺少业务部门之间往来工作交界的留痕流程,需在内部管理环节中予以补充完善。

(五)辅导改进阶段

结合体检工作实际情况,对防控措施落地实行跟进指导,如需完善制度的审查、业务管理流程的辅导、合同文本修正的解读等;必要时组织部门及分支负责人进行内部培训,进一步提高合规管理法律风险意识。

结语

如同个人健康体检,法律体检项目的结束,不意味着到达法律体检工作的终点。法律体检需根据企业的发展时时跟进,持续跟踪企业的整改情况,为企业后续过程产生的问题进行解决,确保法律体检最终实现落地。

注:文章为作者独立观点,不代表资产界立场。

本文由“海普睿诚律师事务所”投稿资产界,并经资产界编辑发布。版权归原作者所有,未经授权,请勿转载,谢谢!

原标题: 并购重组|法律体检为企业合规经营管理“问诊把脉”

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