金融机构远程业务办理的法律风险及应对建议——以《关于民事诉讼证据的若干规定》的实施为背景

本文即以电子数据为切入点，对金融机构远程办理业务流程中所可能产生的法律风险进行分析，并从风险预防和风险应对的角度提供相应法律建议。

二金融业务远程办理的主要方式

伴随着信息技术的发展，金融机构可以通过电话、传真、电子邮件、短信、微信、QQ、电子印章、电子签名、电子交易记录、电子发票、电子票据、录音录像等方式办理远程业务，基本可以覆盖全业务流程。

在业务办理过程中所形成的电子数据，即可作为纠纷产生以后用于证明案件事实的电子数据证据。根据新《民事证据规定》，电子数据证据包括：

• 网页、博客、微博客等网络平台发布的信息；

• 手机短信、电子邮件、即时通信、通讯群组等网络应用服务的通信信息；

• 用户注册信息、身份认证信息、电子交易记录、通信记录、登录日志等记录类信息；

• 文档、图片、音频、视频、数字证书、计算机程序等电子文件；

三金融业务远程办理的法律风险

1. 电子数据证据的特征

1）技术依赖性

电子数据的产生、存储和传输必须依赖于现代电子技术设备和技术手段而实现。电子数据的采集、分析、判断和再现也必须借助一定技术设备来实现。

2）易于变造性

保存于磁性介质上的电子数据是可以擦写的数据，在存储、传输和使用过程中，极易遭到截取、篡改、删除等破坏，且可以做到不留痕迹

2. 远程业务办理面临的法律风险

在远程业务办理的情景下，金融机构所面临的主要法律风险，从留痕角度，体现为在贷前/投前、贷中/投中、贷后/投后业务流程中的各个节点上金融机构通过远程方式为客户办理业务过程中形成的电子数据的法律风险。除非业务正常到期结束，一旦产生纠纷，金融机构就需要借助电子数据作为证据以维护自身的合法权益。

电子数据本身作为证据并没有根本性的法律障碍，是法律明确认可的证据种类之一，只是形式和载体发生了变化，不同于物证、书证等传统证据，但电子数据本身也并不意味着客观真实，其证据的基本认证规则没有根本的变化，仍然要具备“真实性、合法性、关联性”方能作为认定案件事实的证据，尤其是电子数据证据具有易变造的特点，因此，金融机构应在远程业务办理过程（电子数据形成过程）中特别注意以下法律风险。

1）电子数据当事人的身份识别风险

司法实践中，当事人经常提交电子邮件、微信、QQ、通话录音等证明谈判协商交易的过程，但是如果当事人不能证明相应电子邮件、微信、QQ、通话录音在业务办理的过程中归属相应当事人所有并使用，则无法确认通信记录与案件事实存在关联，导致法院无法采信，最终承担不利的法律后果。

2）电子数据的真实性与完整性风险

由于电子数据以电子设备或电子介质为载体，容易出现截取、修改、刻意删除、伪造等情形。因此，不同类型的电子数据，因其形成、存储方式不同，其真实性和完整性的判断方法也不同，例如个人形成并存储在计算机上的文档、图片，属于本地文件，容易被计算机使用人修改、编辑，不易辨别其原始性，因而真实性和证明力大打折扣。但通过电子邮件传输的文档，发件人和接收人等多方主体均可下载，微信、QQ聊天记录也可以多方相互印证，真实性和证明力明显高于存储于计算机的电子文件或转发、打印的聊天记录。

四金融业务远程办理的应对建议

1. 客户的身份确认

• 对于新客户，仍然建议以当面核实为首选，核实之后，应收集包含客户身份信息的基本资料，可以签署远程业务办理告知书，主要内容包括但不限于指定联系方式、业务办理方式、预留印鉴、风险告知、免责条款等。
• 对于续作客户，可以通过以约定的电子方式核实身份，同时也可以向其发送远程业务办理告知书。

• 对于客户委托的代理人，应通过与客户多方求证的方式核实代理人的真实身份。

2. 电子数据的形成

电子数据形成于远程业务办理的过程，在客户身份确认的前提下，应根据不同的方式形成电子证据，以下以较为常用的电子数据为例进行说明。

1）电子邮件

以客户的公司注册邮箱和已经客户实名认证的个人邮箱为首选，否则一般不宜作为业务联系邮箱。

2）短信、微信、QQ

目前个人手机号码已经实行实名制，通过短信以及与手机号码绑定的微信、QQ进行业务联系，可以保证其真实性。但与客户联系之前，金融机构仍首先应确认客户手机号码是否已经发生变化，如果客户提供的的微信、QQ未与手机号码绑定，由于会增加取证难度，因此不建议作为业务联系的主要方式。

3）录音录像

通过录音录像以电子方式存储的音频视频，直观性更强，但是在形成电子证据过程中应当注意，如果是通过固定电话、手机、微信、QQ等方式进行录音录像，也应首先确认上述联系方式由客户所有并使用。

前三种方式是远程业务办理的常见方式，通过上述方式形成的相关记录应确保完整、准确，体现业务的关键要素，包括但不限于客户信息、业务的关键条款等。

4）电子签名与电子印章

电子签名与电子印章用于合同签署的情景日益普遍，金融机构在使用电子签名和电子印章远程办理业务的过程中，首先应按照相关地区政府指定的机构（如北京、江苏地区）或网络申请通道（如上海地区）或通过第三方申请电子签名和电子印章。通过第三方申请的，应对第三方机构所持有的主管部门核发资质的情况进行必要的核实，同时应对客户的电子签名、电子印章的核发机构资质进行核实，确保电子印章的真实性

3. 不同电子数据应相互印证，形成证据

金融机构可以使用不同方式的电子数据对同一事项进行确认，对重要的文件资料还应要求客户补充提交书面材料与电子证据进行比对，使不同证据相互印证，形成证据链，增强证明力。如果比对过程中发现疑点，应及时与客户核实确认，如果发生风险，应尽快采取风险应对措施。

4. 电子数据的存储与提交

1）电子证据应及时收集

金融机构在远程业务办理的过程中，应注意及时收集、及时保存关于业务的相关证据，例如客户身份信息，协商谈判达成合意、合同变更的过程、督促履行、合同终止、解除、要求客户承担违约责任、赔偿损失等重要通知的送达等。对于即时通信工具中和录音录像形成的音频视频，应转换为文字与电子数据一起作为证据提交。

2）原始载体应妥善保存

因电子证据是以数字存储的信息表现，具有易被篡改的特点。在诉讼中，如果仅有短信、聊天记录、电子邮件截图而未有原始载体的话，法庭难以查实该电子证据的真实性，存在不被采用的诉讼风险。因此不能删除相关聊天记录和电子邮件，同时做好备份工作。对于录音录像形成的电子证据，应在设备录音录像后及时拷贝至电脑，还应保存好录音录像设备，不能删除录音录像设备中的录音录像资料。

3）公证取证

根据法律规定，经公证证明的电子数据，在诉讼中具有证据的效力，法院可以作为定案依据，无需再由当事人举证证明，只要没有相反的证据足以推翻公证证明的电子证据，法院就应当径直将其作为确定案件事实的依据。因此对于金融机构在远程业务办理过程中形成的电子证据，必要时应进行公证。

4）第三方存证

《最高人民法院关于互联网法院审理案件若干问题的规定》规定，“当事人提交的电子数据，通过电子签名、可信时间戳、哈希值校验、区块链等证据收集、固定和防篡改的技术手段或者通过电子取证存证平台认证，能够证明其真实性的，互联网法院应当确认。”

司法实践中，虽然法院对于第三方电子存证所形成电子证据的真实性审查存在多种裁判思路，但通常会从存证平台的资质审查、电子数据生成及储存方法的可靠性、计算机清洁性及安全性、网络环境真实性等方面予以审查。

因此，如果选择区块链进行证据存证，金融机构应选择加入正规、可信联盟链的存证机构，识别某个联盟链是否正规、可信，目前能够采取的主要判断方法是确定这个联盟链的节点上是否包括司法机关、仲裁机关、政府机构、公证机关等具有公信力的机构或者处于行业龙头地位的金融机构、大型企业等，如果包括了上述机构，则一般可以认为该联盟链是比较正规可信的。

5）存储期限

电子证据的存储期限应根据业务期限及业务是否正常到期进行确定。对于已经产生风险的业务，应注意电子证据的存储期限满足诉讼时效的要求。诉讼时效期间是权利人向法院请求保护权利的有效期间，根据法律规定，普通民事权利的诉讼时效为三年，起算时间为金融机构知道或应当知道权利受到侵害之日起算，电子证据的存储期限建议在此基础上再适当延长。此外，应注意同一债务分期履行的，诉讼时效期间自最后一期履行期限届满之日起算。

5. 强化内部管理

• 采用先进的技术手段，增强网络传输过程中的加密、解密，设置严密的安全防火墙。

• 增强内部的管理，对业务管理人员应实行远程业务办理的培训，并设置合理的数据管理岗位，专人、专岗，做到管理人员之间互相制约、互相监督。通过强化管理，将因为内部管理人员故意或过失造成的损失降低到最低。

• 避免随意开发、应用相关软件程序，杜绝随意增加、减少相关软件、程序对客户开放、供客户使用的功能。

五结语

在新冠疫情的特殊背景下，借助于现代信息技术的发展，远程业务办理在各行各业都有广阔的运用空间，而与此同时产生的法律风险，亦应引起足够重视。远程业务办理过程中形成的电子证据，应根据不同表现形式和存储方式及时进行固定、存证，以免发生纠纷以后承担不利的法律后果。